Du neuf côté booking : annulation & remboursement

Nous avons déployé la gestion des demandes d'annulation. Dorénavant, le vacancier ayant effectué une réservation peut demander une annulation de sa réservation, et être remboursé. Le système autorise l'opération en fonction des conditions d'annulation, puis procède au virement bancaire adéquate.

Les simplifications apportées à la gestion des acomptes/arrhes

Jusqu'à présent des paramètres spécifiques permettait de choisir entre acompte/arrhes, de définir le taux d'acompte et le délai en dessous duquel le paiement devait être effectué à 100%.

De leur côté, rappelons-le, les conditions d'annulation ont été standardisées par Métier (le locatif dispose de ses propres conditions, différentes de celles de l'outdoor, ou encore de l'hôtellerie, etc). Plus exactement le gérant doit choisir un niveau de dureté (généralement un choix parmi 5 niveaux, parmi lequel le Non Annulable Non Remboursable). Chaque condition dispose de 3 tranches

Exemple d'un niveau de dureté pour l'Outdoor  :

Si vous annulez 4 jours avant votre arrivée prévue, vous êtes remboursés à hauteur de 100%.  [1ère tranche]

Si vous annulez entre 4 et 1 jours, vous êtes remboursés à 50%.  [2ième tranche]

Sinon, aucun remboursement ne sera possible. [3ième tranche]

Dans tous les cas, les frais de service ne sont pas remboursés.

Nous avons revu les paramétrages des acomptes/arrhes afin de simplifier les opérations de demande d'annulation de son dossier de réservation.

• Les taux d'acompte sont dorénavant hérités des taux d'annulation des conditions générales
  • Dans notre exemple : le taux d'acompte est de 50%, il est déduit de la 2ieme tranche de la condition d'annulation
  • Il s'agit en réalité d'arrhes, puisque en fonction des délais, ils ne sont pas remboursés.
• Le gérant peut choisir entre Encaissement à 100% ou Paiement fractionné en 2 fois
  • En cas de paiement fractionné, le taux du premier paiement est là encore celui de la 2ieme tranche
  • Dans un premier, encore pour quelques semaines, les réservations seront encaissées à 100% (nous avons bridé), le temps de terminer nos tests.
  • Nous allons introduire un seuil monétaire en deça duquel les encaissements seront à 100%, et ce par métier, quand bien même le mode choisi est le paiement fractionné, ceci afin de limiter les no-shows.

Le nouveau dossier de réservation, la demande d'annulation

Nous avons amélioré le dossier de réservation afin de mettre en paralèle le montant commandé et le montant encaissé. Propriétaire et vacancier peuvent être voir directement le solde restant à payer.

Le nouveau dossier de réservation montre ainsi :

• Le détail de la réservation (dates, prestations, tarifs)
• L'historique des transactions
• Un état des sommes récupérables si l'on demande l'annulation

Nous allons introduire dans les jours prochain la possibilité d'imprimer au format PDF son dossier de réservation (Voucher), avec toutes les infos de la réservation et un rappel des conditions générales et spécifiques de l'établisement.

En ce qui concerne la demande d'annulation, comment cela se passe ?

• Pour l'instant seul le vacancier peut demander l'annulation. Nous allons ajouter la possibilité pour le gérant de procéder à l'annulation (uniquement pour le motif No-Show ainsi que pour la Force Majeure Météo)
• Le système contrôle si l'annulation est possible et calcule les pénalités. A noter que seuls frais de service initiaux (frais bancaires) ne sont pas remboursables.
• Après confirmation du demandeur, les sommes remboursables sont virées sur le compte du demandeur : les stocks Disponibles sont mis à jour, les factures de commissions ajustées en conséquence (avoirs)

Bref, c'est simple et sécurisant, tout le monde gagne du temps. A noter que les conditions d'annulation sont maintenant clairement affichées dans le tunnel de réservation, Service par Service.

Voilà une belle avancée, il nous reste à finaliser les aspects factures de commission & paiement fractionné, nous y reviendrons dans les prochaines semaines.